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泛亚电竞官网财务报销管理办法

2021-04-13

为进一步规范学院财务报销流程,强化资金管理的科学性,提高预算执行效率,根据《中华人民共和国会计法》、《现金管理暂行条例》等国家有关财经法规和《泛亚电竞官网财务管理办法》等要求,结合学院日常业务实际制定本办法。

一、报销项目的事前请示

学院所涉资金支出的项目活动,除办理正常社保、人员支出、税费、银行账户管理费、汇款手续费等活动外,无论金额大小,该项目均须履行事前请示报告程序。

(一)请示报告的审批程序。

1. 5万元以下(不含)项目的审批程序:

部门负责人审核签字→部门(业务)分管院领导审批签字。

2. 5万元以上(含)项目审批程序:

部门负责人初审签字部门(业务)分管院领导审核签字院长审批签字。

3.党委会、院长办公会议研究决定事项的审批程序

部门负责人审核签字部门(业务)分管院领导审批签字。

(二)请示报告内容的相关要求。

1.一事一报。禁止人为拆分事项,刻意规避审批程序。

2.报告应包含事项的具体情况、承办部门、金额、预算情况等主要因素。实际发生数额应小于等于报告中资金预算金额的100%,否则不予报销。

3.出差(参加会议、培训、学习以及外出考察调研等)事项报告中需说明参会事由、参会人员、参会时间、出行方式及会议期间。

4.经学院党委会、院长办公会研究决定的事项,报告卡片中需说明会议的时间和决定的具体情况。

5.报告作为附件在报销时一并提供,否则不予报销。

二、报销需提供的原始材料

经办部门报销前应对报销所需的相关原始材料进行归纳、整理,提供完整、准确的原始材料。

(一)非工程类经济活动报销时需提供以下材料:

1.事项报告、发票、合同(5000元以上提供)、中标通知书、验收报告以及发放明细表(发放慰问品、奖励物品等,报销时须提供领取人、经办人签字名单)。

2.外出参加会议需提供会议通知,会议通知须有举办方公章且为原件;如本单位举办会议,需提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表(定点会议场所盖章)、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

3.支取酬金时,发放表必须有领取人姓名、身份证号、酬金标准、支付金额、电话等关键性项目。制表人和部门负责人须手写签字;支付金额应注明税前还是税后。学院财务部门依据税法规定代扣代缴税费。

(二)工程类(包括修缮、零星基建)经济活动报销时需提供以下材料:

1.修缮、零星基建类。事项报告、发票及结算单(结算单需甲方和乙方盖章确认,实行监理的项目,监理机构及监理工程师需盖章签字)、中标通知书、合同(5000元以上提供)、验收报告。

2.大型基建工程(正式立项)类。事项报告、发票及结算单(结算单需甲方和乙方盖章确认,实行监理的项目,监理机构及监理工程师需盖章签字)、中标通知书、合同、经批准的项目概、预算文件。项目完工后,需提供具有相应资质的中介机构出具的工程结算审核报告及竣工财务决算审计报告项目、验收报告。

按照合同条款分次报销支付资金时,需提供以下材料:发票、再次付款申请报告卡片(按照“实行报告卡片制度”的程序进行审签)、中标通知书、合同、合同约定需要验收时提供本阶段验收报告。

3.经济活动分若干小项,报销时按照合同总价提供相应材料。

4.合同质保金应当按照国家规定或合同约定进行。

三、报销的原始票据凭证

(一)办理支出报销事项,须按规定取得合法原始票据凭证,并按规定填写相应的报销单,履行有关审批程序。原始票据凭证应符合以下基本要求:

1.真实合法、印章规范。报销票据必须是税务部门统一印制的正式发票或财政部门印制的票据。

2.内容齐全。单位全称、经济业务内容、日期、品名(必须填写物品的具体名称)、单价、数量、金额等项目据实填写齐全;一次性购物品种较多发票填写不下的要有售货单位填制清单并加盖发票专用章(必须是税控系统出具的清单)。

3.同城或异地购买商品时,购买下列商品或服务报账时需附清单,详细列出商品的名称、数量、单价、金额,并加盖销售单位的发票专用章:

(1)办公用品、文化用品、食品;

(2)书籍、复印打印资料;

(3)加工、检测,晒图;

(4)耗材或配件;

(5)定期结算的用车、用餐或住宿等费用。其中,用车费用报销时需提供税务发票,发票内容应开具为租车或包车费用。

(6)印刷费;

(7)服务费、劳务费;

(8)其他发票内容宽泛,需进一步明确的。

4.税务发票或财政票据记载的各项内容均不得涂改、挖补。内容记载有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始单据上更正。

5.从外单位取得的原始票凭证如有遗失,应出具原签发单位记账联复印件,并在复印件上注明原发票作废同时加盖财务专用章或发票专用章。

6.取得发票的开票日期应为报账年度之内,跨年度发票不予报销。当月发生的业务,一个月内报销。

(二)原始票据凭证中出现以下情况,学院财务部门不予受理:

1.虚假票据;

2.套用其他单位开具的票据;

3.漏盖发票专用章的票据、或只盖有出具单位行政公章的票据;

4.大小写金额不符的票据;

5.有涂改且没按规定更正的票据;

6.类型与发生的经济业务内容不符的票据(如服务业发票,内容开具办公用品等);

7.超过有效期限的票据;

8.非因公原因支付违约金、滞纳金和罚款的票据。

9.手工开具的发票。

10.销售方和购货方信息不完整的发票。

(三)同一笔经济业务的报销凭证应合并核算,不得人为拆分。同一家单位同一天开具的发票,同一家单位非同一天开具的连号发票均视为单张发票。

(四)学生的各类奖、助学金,勤工助学基金的发放,严格按照省教育厅的有关规定执行。

四、原始凭据的整理、粘贴和填写

经办人在报账前将原始凭证按业务性质和列支项目进行分类粘贴。粘贴单项目填写齐全,粘贴的附件张数和大写金额均不得涂改。

报销凭证一律用碳素墨水笔填写,不能使用圆珠笔或铅笔填写,不得涂改。进行审批前,单据粘贴单上必须填上金额及附件张数,并不能涂改。经手人或制表人须用易辨认字体书写。

五、报销的签批流程

(一)学院资金报销审批签字程序:

经办人签字→部门负责人初审签字(教学系部须主任审核、书记复核)→部门(业务)分管院领导审批签字→财务负责人核验签字→主管财务的院领导签批支付。

(二)工会经费报销审批签字程序:

经办人签字→工会办公室负责人初审签字→财务负责人核验签字→工会主席签批支付。

(三)党费报销审批签字程序:

经办人签字→支部书记初审签字→财务负责人核验签字→党委书记审批签字→主管财务的院领导签批支付。

(四)涉及分管财务院领导主管的部门审批签字程序:

经办人签字→部门负责人初审签字(教学系部须主任审核、书记复核)→部门(业务)分管院领导审核签字→财务负责人核验签字→院长审批签字(报销金额在1万元以上)→主管财务的院领导签批支付。

六、转账支票和现金的使用

(一)学院支票由专人负责保管。领用支票时,出纳须登记领用日期、支票号码、款项用途、用款限额等项目并签字,再由银行与财务负责人确认。禁止携带空白支票外出。

(二)支票开好后,出纳必须将支票存根信息和支票票面信息核对相符;支票存根必须按规定填写收款单位名称、金额、款项用途。

(三)出纳须按规定及时索取相关票据,在规定的时间内与支票存根一并交由会计入账清账。

(四)出纳必须对所领用支票妥善保管,防止丢失、损毁。支票不得涂改。

(五)在支付过程中严格限制现金的使用。除以下情形外,一般不得使用现金支付:

1.慰问离退休职工确需使用现金的;

2.结算金额在1000元以内且确需使用现金的。

七、借款的管理

(一)申请借款须履行相关审批程序,经批准后予以办理。

1.事前报告申请。报告的审批签字程序及权限按照本办法第一条报销项目的事前请示有关规定执行。

2.借款单签字程序:借款人部门负责人签字部门(业务)分管院领导审核签字主管财务院领导审批签字。

3.公务卡支出范围内的一律不予借款。

(二)借款人必须填写借款凭证,写明借款日期、归还日期、用途、金额、开支项目,并由部门负责人和经办人签字。

(三)借款人借款后应及时联系收款单位催要发票、收据,并办理报账手续。采购商品须在半个月内报销,其他借款的最长期限为一个月。

借款超出规定期限,暂停借款部门报销和借款业务。有特殊情况无法按时报账的,应写出书面报告说明原因,经部门负责人部门(业务)分管院领导院长签署意见后报财务部门。

(四)借款实行“前账不清,后账不借”的管理制度。不允许以借款还借款。报销时有借款者,先冲抵原借款。

(五)借款人退休、调离或岗位变更时,须提前还清借款。

八、其他

(一)款项汇入。部门与外单位发生经济活动关系,外单位需汇入学院款项的,经办部门应与汇入单位保持好沟通联络,外单位款项汇出后及时与财务部门取得联系,款到后尽快办理相关手续。

(二)审核签批。部门负责人、院领导在请示报告的审核签批过程中,应完整签署审核意见、日期和姓名。审核意见应包含有“同意”、“拟同意”等字样或要求办理的具体意见。审核意见应表达清晰、明确,无歧义。防止出现“按规定办理”、“按要求办理”、“按程序办理”等含义模糊的签批意见。

(三)本办法涉及资金均为预算内资金。预算外资金应按照《泛亚电竞官网预算管理办法》有关规定执行。

九、本办法自发布起实施,由学院财务部门负责解释。原《泛亚电竞官网经费管理细则(试行)》(冀劳职院政字〔2017〕9号)同时废止。